《办法》规定，员工火车票有效使用时段分别为寒假12月1日到3月31日，暑假6月1日至9月30日，员工在其他时间乘车，将不能享受票价半价优惠。
《办法》进一步明确了可以购买员工火车票的范围：普通高等学校（含学历教育的民办高等学校）、中等职业学校、承担研究生教育任务的科学研究结构、军事院校和中学小学在校就读，家庭居住地和学校不在同一城市，没有工资收入的员工。
这些在校员工凭注明乘车区间、加盖学校公章、贴有火车票电子优惠卡的员工证，中小员工凭员工证及学校书面证明每年可购买四次家庭居住地到学校的火车硬座半价客票、加快票和空调票；动车组列车只售二等员工票，员工票价为全票价的75%。新生报到和毕业生毕业时，凭录取通知书和学校书面证明，可购买1次员工票。
办法规定，铁路部门将在每年暑假和寒假两次集中办理员工往返票，并首次明确了办理时间。
暑假员工往返票集中办理时间为6月25日至7月5日；员工在学校所在地车站自行购买返程车票（返校）时间为：7月6日至7月30日。集中办理火车票的乘车日期是员工往程票为：7月1日至7月20日，员工返程票为：8月20日至9月10日。目前，寒假员工往返票集中办理时间尚未最后确定，原则为放假前20天至10天。具体办理时间和车站，将根据院校放假和开学时间确定并公布。
